Lista dokumentów wymaganych przed czynnościami notarialnymi
Najpierw rodzaj czynności
Lista dokumentów zależy od tego, czy chodzi o sprzedaż, darowiznę, sprawę spadkową, pełnomocnictwo, intercyzę czy poświadczenie podpisu. Warto krótko opisać sprawę przed wizytą.
Dokumenty można przesłać wcześniej
Jeżeli dokumenty są już skompletowane, można skontaktować się z kancelarią i ustalić sposób ich wcześniejszego przekazania do weryfikacji przed umówionym terminem.
Oryginały na spotkanie
Do podpisania czynności potrzebne są dokumenty tożsamości oraz, co do zasady, oryginały dokumentów urzędowych. Kopie lub skany zwykle służą tylko do wcześniejszego przygotowania sprawy.
Skąd uzyskać najczęściej wymagane dokumenty?
W sprawach dotyczących nieruchomości część dokumentów pochodzi z urzędu miasta, starostwa, spółdzielni mieszkaniowej, wspólnoty mieszkaniowej albo sądu wieczystoksięgowego. W sprawach spadkowych potrzebne są także akty stanu cywilnego i dokumenty dotyczące spadkodawcy.
Poniższe zestawienie ma charakter pomocniczy. Ostateczną listę dokumentów kancelaria ustala po zapoznaniu się z konkretną sprawą, ponieważ dodatkowe dokumenty mogą wynikać z treści księgi wieczystej, sposobu nabycia prawa albo sytuacji stron.
Umowa sprzedaży działki
- numer księgi wieczystej,
- podstawa nabycia nieruchomości (w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 01.01.2007 r. konieczne jest również zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia),
- wypis z rejestru gruntów zawierający klauzulę wskazującą, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- w przypadku odłączenia z księgi — wyrys z mapy ewidencyjnej wraz z klauzulą wskazującą, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- w przypadku podziału — mapa zawierająca projekt podziału nieruchomości oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca podział,
- w przypadku zmiany powierzchni lub oznaczenia — zaświadczenie o zmianie oznaczenia lub powierzchni działki w wyniku modernizacji operatu ewidencji gruntów,
- zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zawierające informację o braku planu,
- zaświadczenie o rewitalizacji,
- zaświadczenie potwierdzające, że nieruchomość jest lub nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu i że jest lub nie jest objęta decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej.
Umowa darowizny działki
- numer księgi wieczystej,
- podstawy nabycia nieruchomości (w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 01.01.2007 r. konieczne jest również zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia),
- wypisu z rejestru gruntów zawierającego klauzulę wskazującą, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- w przypadku odłączenia z księgi — wyrysu z mapy ewidencyjnej wraz z klauzulą wskazującą, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- w przypadku podziału — mapy zawierającej projekt podziału nieruchomości oraz ostatecznej decyzji zatwierdzającej podział,
- w przypadku zmiany powierzchni lub oznaczenia — zaświadczenia o zmianie oznaczenia lub powierzchni działki w wyniku modernizacji operatu ewidencji gruntów,
- zaświadczenia o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zawierającego informację o braku planu.
Umowa sprzedaży lokalu stanowiącego odrębną własność z księgą wieczystą
- numer księgi wieczystej,
- podstawy nabycia nieruchomości (w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 01.01.2007 r. konieczne jest również zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia),
- wypisu z rejestru gruntów zawierającego klauzulę wskazującą, że dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- zaświadczenie o braku zameldowanych osób,
- zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.
Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- numer księgi wieczystej, jeżeli została założona,
- podstawa nabycia nieruchomości (w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 01.01.2007 r. konieczne jest również zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia),
- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
- zaświadczenie o braku zameldowanych osób,
- zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.
Umowa darowizny lokalu stanowiącego odrębną własność
- numer księgi wieczystej,
- podstawy nabycia nieruchomości (w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 01.01.2007 r. konieczne jest również zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia).
Umowa darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- numeru księgi wieczystej — jeżeli została założona,
- podstawy nabycia nieruchomości (w przypadku nabycia w drodze spadku, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po 01.01.2007 r. konieczne jest również zaświadczenie wydane przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia),
- zaświadczenia ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu.
Akt poświadczenia dziedziczenia
Akt poświadczenia dziedziczenia to sporządzany przeze mnie dokument, który ma taką samą moc prawną jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- zaświadczenie o nadanym spadkodawcy numerze PESEL,
- odpisy skrócone aktów małżeństwa lub odpisy skrócone aktów urodzenia (w przypadku mężczyzn oraz kobiet niezamężnych) wszystkich spadkobierców,
- wszystkie testamenty sporządzone przez spadkodawcę,
- informacje o przyjęciu lub odrzuceniu spadku albo zrzeczeniu się dziedziczenia,
- numery ksiąg wieczystych nieruchomości, których właścicielem lub współwłaścicielem był spadkodawca.
Ważne: wszyscy spadkobiercy muszą stawić się w kancelarii osobiście, a między nimi nie może być sporu co do dziedziczenia. Jeśli istnieje konflikt lub wątpliwości co do ważności testamentu, sprawa wymaga postępowania sądowego.
Umowa majątkowa małżeńska (intercyza)
Intercyza może być zawarta zarówno przed zawarciem małżeństwa, jak i w jego trakcie.
- odpisu skróconego aktu małżeństwa (w przypadku intercyzy zawieranej po ślubie).
W przypadku intercyzy zawieranej przed ślubem wystarczą dokumenty tożsamości obojga przyszłych małżonków.
Przed każdą wizytą
Jeżeli planują Państwo dokonanie czynności notarialnej, warto wcześniej skontaktować się z kancelarią w celu ustalenia pełnej listy niezbędnych dokumentów, danych stron i przewidywanych kosztów.
Nie masz pewności, czy dokumenty są kompletne?
Najprościej przesłać podstawowe informacje do kancelarii lub zadzwonić przed umówieniem terminu.
Przed każdą czynnością notarialną jestem zobowiązana do sprawdzenia tożsamości klienta na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu.